Administratief Beheer

De VvE is een vereniging zoals elke andere vereniging (denk aan de hockey- of voetbalvereniging): Een bestuur, ledenadministratie en ALV. 
Ook al lijkt de ledenadministratie heel simpel, eigenlijk is dat het helemaal niet. De administratie is de basis waarop de rest van de VvE wordt opgebouwd.

De leden van de vereniging maken de VvE. Precies moet worden bijgehouden wie lid is, eigenaar is waarvan en in welke verhouding eigenaar is van de gemeenschappelijke delen. De basis is de Splitsingsakte.

Algemene Leden Vergadering (ALV)

De Algemene Ledenvergadering van de VvE is het hoogte bestuursorgaan van de VvE. Niet het bestuur of de beheerder. 
De ALV stelt de begroting vast en daarmee ook de maandelijkse ledenbijdrage. De ALV stelt het MJOP vast en besluit hoe en hoeveel er gespaard moet worden. De ALV bepaalt welk geld waaraan betaalt moet worden. De ALV beslist of er wel wordt schoon gemaakt of niet. 
Kalhorn VvE Beheer helpt het bestuur, de voorzitter en de ALV om tot goede besluiten te kunnen komen. Overigens, in de meeste splitsingsaktes is bepaald dat de stukken minimaal 2 weken van te voren moeten worden verstuurd. Kalhorn VvE Beheer verstuurd de stukken minimaal 3 weken van te voren. Zo kunnen de leden zich beter voorbereiden op belangrijke besluiten.

Taken Administratief Beheer

  • Het bijhouden van de ledenadministratie en het verwerken van mutaties in het ledenbestand.
  • Het per transportdatum opmaken van de financiële eindafrekening ten behoeve van de (oud)leden en de notaris.
  • Het jaarlijks met de (oud-)leden afrekenen van de servicekosten.
  • Het behandelen van alle opstal-verzekeringszaken aangaande binnen de VvE.
  • Het voorbereiden en versturen van agenda en stukken van Algemene Ledenvergadering (ALV) aan de leden.
  • Het voorbereiden en bijwonen van tussentijdse besprekingen met het bestuur, technische commissie en/of voorzitter van de vergadering.
  • Het opmaken en verzenden van de notulen van de algemene leden vergaderingen.